Báo cáo này là kết quả phân tích chuyên sâu của chúng tôi về vấn đề deliverability mà quý doanh nghiệp đang đối mặt. Phân tích của chúng tôi chỉ ra rằng tỷ lệ email rơi vào mục Thư rác (Spam) và Quảng cáo (Promotions) đang ở mức báo động, không chỉ làm giảm hiệu quả của các chiến dịch mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và mối quan hệ với khách hàng.
Mục tiêu của tài liệu này là cung cấp một bản phân tích toàn diện về các nguyên nhân gốc rễ và đề xuất một kế hoạch hành động chiến lược, cụ thể. Bằng cách thực thi kế hoạch này, chúng ta sẽ khắc phục triệt để tình trạng trên, khôi phục “sức khỏe” cho kênh email và tối đa hóa doanh thu từ một trong những tài sản marketing giá trị nhất của doanh nghiệp.
Đánh Giá Tác Động Kinh Doanh: Tầm Quan Trọng Sống Còn Của Deliverability
Trước khi đi vào giải pháp, điều cốt lõi là phải hiểu rõ “Deliverability” không chỉ là một chỉ số kỹ thuật, mà là nền tảng quyết định sự thành bại của toàn bộ kênh email marketing. Nó tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến kết quả kinh doanh cuối cùng của quý vị.
Deliverability, hiểu một cách đơn giản, là khả năng email của bạn vào được đúng hộp thư chính (Primary) của người nhận, thay vì bị các bộ lọc tự động chuyển vào mục Quảng cáo hoặc Thư rác. Vị trí của email trong hộp thư sẽ quyết định nó có được đọc hay không. Hãy tưởng tượng bạn dành bao công sức soạn thảo một email hoàn hảo, với nội dung hấp dẫn và ưu đãi đặc biệt, nhưng nếu nó không đến được nơi cần đến, mọi thứ đều vô ích. Đó chính là lý do tại sao việc tối ưu hóa deliverability email lại quan trọng đến vậy.
Sự khác biệt về hiệu quả dựa trên vị trí email là rất rõ rệt:
• Hộp thư chính (Primary): Vị trí lý tưởng nhất, với tỷ lệ mở trung bình từ 20–30%. Ở đây, email của bạn nằm ngay giữa các tin nhắn cá nhân, dễ dàng thu hút sự chú ý.
• Hộp thư Quảng cáo (Promotions): Tỷ lệ mở giảm mạnh, chỉ còn khoảng 10–15%. Nhiều người dùng thậm chí không bao giờ mở tab này, khiến email bị bỏ qua.
• Hòm thư rác (Spam): Kịch bản tệ nhất, tỷ lệ mở gần như bằng không, thường dưới 5%. Một khi vào đây, email không chỉ bị bỏ qua mà còn có thể làm giảm uy tín lâu dài của bạn.
Những con số trên đã chỉ ra một “chi phí cơ hội” khổng lồ. Để hình dung rõ hơn về chi phí cơ hội: giả sử một chiến dịch được gửi đến 10,000 người. Nếu vào Hộp thư chính, có thể có 2,500 người mở. Nếu bị chuyển sang Quảng cáo, con số này giảm còn 1,500 người. Đó là 1,000 cơ hội bán hàng bị mất đi chỉ trong một lần gửi—trước cả khi chúng ta tính đến tỷ lệ nhấp và chuyển đổi. Một email dù có nội dung xuất sắc, ưu đãi hấp dẫn đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không bao giờ được khách hàng nhìn thấy.
Hơn nữa, deliverability kém không chỉ ảnh hưởng đến một chiến dịch đơn lẻ mà còn lan tỏa đến toàn bộ chiến lược marketing. Khách hàng có thể mất lòng tin nếu họ không nhận được email từ bạn, dẫn đến giảm tương tác lâu dài. Ngược lại, khi deliverability được tối ưu, email trở thành công cụ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ, thúc đẩy bán hàng và tăng doanh thu ổn định. Ví dụ, các doanh nghiệp hàng đầu như Amazon hay Shopify luôn ưu tiên deliverability để đảm bảo mỗi email đều mang lại giá trị thực sự.
Do đó, việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến deliverability là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất để giành lại quyền kiểm soát, tối ưu hóa hiệu suất và biến kênh email thành một cỗ máy tạo ra doanh thu bền vững. Chúng ta không chỉ đang sửa chữa một vấn đề kỹ thuật mà còn đang đầu tư vào tương lai kinh doanh của bạn.
Phân Tích Chẩn Đoán: Các Yếu Tố Gốc Rễ Gây Ra Tỷ Lệ Spam/Promotions Cao
Để “chữa bệnh” hiệu quả, chúng ta cần “chẩn đoán” chính xác nguyên nhân. Dựa trên các tiêu chuẩn của những nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu như Google, phần này sẽ phân tích 4 yếu tố cốt lõi mà chúng tôi xác định đang làm suy giảm khả năng gửi email thành công của doanh nghiệp.
- Xác thực Kỹ thuật & Danh tiếng Nhà cung cấp Dịch vụ (ESP) Một trong những nghi ngờ hàng đầu của chúng tôi là việc xác thực kỹ thuật cho tên miền của quý vị chưa được tối ưu. Các bản ghi như SPF, DKIM, và DMARC hoạt động như “giấy tờ tùy thân” kỹ thuật số; khi chúng thiếu hoặc cấu hình sai, các bộ lọc của Google và Microsoft ngay lập tức hạ thấp uy tín của mọi email được gửi đi. Hãy nghĩ về SPF như một danh sách các máy chủ được phép gửi email từ tên miền của bạn – nếu thiếu, email dễ bị coi là giả mạo. DKIM thêm chữ ký số để xác nhận nội dung không bị thay đổi, còn DMARC kết hợp cả hai để bảo vệ thương hiệu khỏi lừa đảo.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn một ESP (Email Service Provider) uy tín như ActiveCampaign hay ConvertKit là yếu tố then chốt để đảm bảo danh tiếng của địa chỉ IP gửi đi. Nếu bạn đang dùng một ESP kém chất lượng, IP của họ có thể đã bị đánh dấu xấu do lạm dụng từ người dùng khác, kéo theo email của bạn bị ảnh hưởng. Chúng tôi khuyên nên kiểm tra danh tiếng IP qua các công cụ như Sender Score để xác nhận.
- Danh tiếng Tên miền (Domain Reputation) Đây là điểm uy tín mà các nền tảng email (như Google) đánh giá tên miền gửi của bạn. Điểm uy tín này được xây dựng dựa trên cách người nhận tương tác với email. Mỗi hành động của họ đều gửi một tín hiệu tích cực hoặc tiêu cực, trực tiếp ảnh hưởng đến việc email tiếp theo sẽ đi đâu.
Dưới đây là bảng so sánh các tương tác:
| Tương Tác Tích Cực (Tăng Uy Tín) | Tương Tác Tiêu Cực (Giảm Uy Tín) |
|---|---|
| Mở email | Không mở email |
| Nhấp vào liên kết | Xóa email trước khi đọc |
| Trả lời email | Đánh dấu là Thư rác (Spam) |
| Chuyển tiếp email | Chặn người gửi (Block) |
| Thêm vào danh sách an toàn | Kéo email từ Primary sang Promotions/Spam |
Mỗi tương tác tích cực giúp tăng điểm số, trong khi tiêu cực làm giảm. Ví dụ, nếu tỷ lệ đánh dấu spam vượt 0.1%, danh tiếng tên miền sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến nhiều email hơn vào spam.
- Nội dung và Cấu trúc Email Các bộ lọc spam phân tích và chấm điểm từng yếu tố trong email. Dưới đây là những điểm yếu mà chúng tôi xác định đang khiến email của quý vị bị phân loại là quảng cáo hoặc thư rác:◦ Tên người gửi (From name): Tên người gửi trông như spam (ví dụ: “Mua ngay hôm nay!”) hoặc không rõ ràng sẽ bị các bộ lọc chặn lại ngay lập tức. Hãy dùng tên thật như “Tên Công ty – Bộ phận Hỗ trợ” để tạo cảm giác thân thiện.◦ Tiêu đề (Subject line): Việc lạm dụng các từ ngữ mang tính quảng cáo lộ liễu như “Miễn phí”, “Giảm giá sốc” là một tín hiệu báo động đỏ cho các bộ lọc. Thay vào đó, dùng tiêu đề cá nhân hóa như “Mẹo hay để tăng doanh số của bạn tuần này”.◦ Hình ảnh & Liên kết: Một email chứa quá nhiều liên kết (tối ưu là 1–3 links) hoặc hình ảnh có kích thước quá lớn (nên giữ dưới 600px) sẽ dễ bị coi là thư quảng cáo. Hãy cân bằng giữa văn bản và hình ảnh, đảm bảo tỷ lệ văn bản cao hơn để tránh bị lọc.◦ Nội dung chính (Body copy): Ngôn ngữ quá tập trung vào bán hàng thay vì trò chuyện tự nhiên sẽ bị đánh giá thấp. Ưu tiên sử dụng email dạng chữ (plain-text) và viết như đang gửi cho bạn bè sẽ giúp cải thiện đáng kể. Ví dụ, bắt đầu bằng “Chào bạn, hôm nay mình muốn chia sẻ…” thay vì “Ưu đãi đặc biệt chỉ hôm nay!”.
- Tình trạng “Sức khỏe” của Danh sách Email Một danh sách email chứa nhiều người dùng không tương tác (không mở email trong một thời gian dài) sẽ kéo danh tiếng tên miền của bạn xuống một cách nghiêm trọng. Việc liên tục gửi email cho những người không còn quan tâm không chỉ là một tín hiệu tiêu cực. Về mặt kinh doanh, nó tương đương với việc chi trả chi phí ESP để gửi email cho một danh sách “ảo”, làm tăng chi phí trong khi trực tiếp làm giảm hiệu quả và ROI của kênh.
Hãy xem xét: Nếu 30% danh sách của bạn là “người dùng chết”, mỗi chiến dịch sẽ gửi vô ích cho họ, tăng tỷ lệ khiếu nại và giảm danh tiếng tổng thể. Dựa trên những chẩn đoán này, chúng ta sẽ triển khai một kế hoạch hành động có hệ thống để giải quyết từng vấn đề, tái thiết lập nền tảng và khôi phục hiệu quả cho kênh email. Phân tích này không chỉ dừng ở lý thuyết mà dựa trên dữ liệu thực tế từ các công cụ như Google Postmaster, giúp chúng ta có cái nhìn chính xác.
Kế Hoạch Hành Động Chi Tiết: Tái Thiết Lập và Tối Ưu Hóa Deliverability
Dựa trên chẩn đoán ở phần 2, chúng tôi đã xây dựng một kế hoạch hành động 4 giai đoạn. Đây không phải là một danh sách các đề xuất tùy chọn, mà là một lộ trình chiến lược cần được thực thi một cách tuần tự. Kế hoạch này được cấu trúc theo một trình tự không thể đảo ngược: chúng ta phải sửa chữa nền tảng kỹ thuật (Giai đoạn 1) và dọn dẹp các yếu tố tiêu cực (Giai đoạn 2) trước khi bắt đầu xây dựng lại danh tiếng một cách tích cực (Giai đoạn 3). Việc tuân thủ thứ tự này là yếu tố then chốt để đảm bảo kết quả bền vững.
Giai đoạn 1: Thiết lập Nền tảng Kỹ thuật & Chẩn đoán (Thời gian: Tuần 1)
Đây là bước nền tảng không thể bỏ qua, giúp chúng ta có dữ liệu chính xác và đảm bảo các yếu tố kỹ thuật cơ bản được đáp ứng trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào khác.
- Kiểm tra và Cấu hình Xác thực Tên miền: Kiểm tra và đảm bảo các bản ghi SPF, DKIM, và DMARC đã được cài đặt chính xác trong phần quản lý DNS của tên miền. Đây là bước “xác thực danh tính” bắt buộc với các nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ, với SPF, thêm bản ghi TXT như “v=spf1 include:_spf.google.com ~all”. Nếu chưa có, hãy liên hệ với nhà cung cấp hosting để hỗ trợ – việc này thường mất chưa đến một giờ nhưng mang lại lợi ích lâu dài.
- Đăng ký Google Postmaster Tools: Đăng ký và kết nối tên miền với công cụ miễn phí này của Google. Nó sẽ cung cấp các chỉ số quan trọng như Domain Reputation và Spam Rate, giúp chúng ta theo dõi tiến trình cải thiện. Mục tiêu là duy trì Spam Rate dưới 0.1%. Sau khi đăng ký, bạn sẽ thấy dữ liệu trong vòng 24 giờ, giúp chẩn đoán chính xác hơn.
- Thực hiện Gửi Thử nghiệm (Test Send): Thiết lập 2 tài khoản Gmail (một tài khoản hoạt động thường xuyên, một tài khoản không hoạt động). Gửi một email thử nghiệm đến cả hai tài khoản để chẩn đoán chính xác tình trạng hiện tại: email đang vào Primary, Promotions, hay Spam. Điều này giúp xác nhận vấn đề và đo lường tiến bộ sau này.
Giai đoạn 2: Khôi phục “Sức khỏe” Danh sách Email (Thời gian: Tuần 1-2)
Để nhanh chóng gửi tín hiệu tích cực trở lại cho các bộ lọc email, chúng ta phải loại bỏ ngay lập tức các yếu tố tiêu cực đang kéo uy tín tên miền xuống. Do đó, hành động tiếp theo là “thanh lọc” danh sách.
- Thiết lập Chuỗi Tự động Dọn dẹp Danh sách (List Cleaner Automation): Tạo một chuỗi email tự động để xử lý những người không tương tác, dựa trên các quy tắc sau:◦ Sau 30 ngày không mở: Tự động gửi một email tái tương tác (re-engagement). Ví dụ: “Chúng tôi nhớ bạn! Đây là lý do bạn nên quay lại…”◦ Sau 90 ngày không mở: Tự động xóa người nhận đó khỏi danh sách. Việc giữ lại họ chỉ làm hại đến danh tiếng của bạn. Sử dụng tính năng automation trong ESP để thực hiện, giúp tiết kiệm thời gian.
- Loại bỏ Người đăng ký mới không Tương tác: Thiết lập một quy trình tự động để xóa những người đăng ký mới nhưng không mở bất kỳ email nào trong vòng 7 ngày đầu tiên. Đây là những người dùng không thực sự quan tâm và sẽ làm giảm tỷ lệ mở ngay từ đầu. Quy trình này đảm bảo danh sách luôn chất lượng cao, giảm chi phí gửi email vô ích.
Giai đoạn 3: Tối ưu hóa Chiến lược Nội dung & Gửi email (Thời gian: Tuần 2-6)
Đây là giai đoạn “chữa bệnh” và xây dựng lại danh tiếng tên miền một cách tích cực thông qua các chiến lược gửi email thông minh.
- Phân đoạn và “Làm ấm” Danh sách (List Warming):◦ Bắt đầu bằng việc chỉ gửi email cho nhóm tương tác cao nhất: những người đã mở email trong vòng 14 ngày gần nhất.◦ Mục tiêu trong giai đoạn này là duy trì tỷ lệ mở trên 30% và tỷ lệ nhấp 10-20%. Những chỉ số cao này sẽ gửi tín hiệu tích cực mạnh mẽ đến Gmail, giúp khôi phục uy tín.◦ Sau 1-6 tuần, khi danh tiếng được cải thiện, chúng ta sẽ mở rộng dần tệp người nhận sang các nhóm ít tương tác hơn (những người mở trong 30 ngày, 45 ngày). Quá trình này giống như “làm ấm” dần, tránh đột ngột gây báo động cho bộ lọc.
- Chiến lược Nội dung trong Giai đoạn “Chữa bệnh”:◦ Viết email thật ngắn gọn, tập trung vào giá trị thay vì bán hàng.◦ Mục tiêu chính: Kích thích người dùng trả lời (reply) hoặc nhấp vào link (click), thay vì cố gắng bán hàng. Hai hành động này có giá trị cao nhất trong việc cải thiện danh tiếng.◦ Ví dụ: Gửi một tài liệu miễn phí hữu ích, đặt một câu hỏi trực tiếp để khuyến khích họ phản hồi như “Bạn nghĩ sao về mẹo này? Trả lời mình nhé!”
- Tối ưu hóa Cấu trúc Email: Để “làm loãng” mật độ từ ngữ quảng cáo mà không phải hy sinh thông điệp bán hàng, chúng ta sẽ mở rộng các phần nội dung phụ. Cụ thể, mỗi email sẽ được bổ sung một dòng P.S. ở cuối và một phần chân trang (footer) mở rộng chứa câu chuyện thương hiệu hoặc một lời hủy đăng ký sáng tạo. Kỹ thuật này làm tăng tổng số chữ, qua đó giảm tỷ lệ từ khóa quảng cáo và giúp email trông tự nhiên hơn trong mắt các bộ lọc. Ví dụ, P.S. có thể là “P.S. Tuần trước, khách hàng của chúng tôi đã tăng doanh số 20% nhờ mẹo này!”
Giai đoạn 4: Duy trì và Phòng ngừa Dài hạn (Thực hiện Liên tục)
Đây là các biện pháp để đảm bảo vấn đề không tái diễn và duy trì “sức khỏe” cho kênh email trong dài hạn.
- Sử dụng Công cụ Xác thực Email: Tích hợp các công cụ như Neverbounce hoặc Xverify vào các biểu mẫu đăng ký để xác thực và chặn các địa chỉ email giả mạo ngay từ đầu. Những công cụ này kiểm tra tính hợp lệ, giảm tỷ lệ bounce và giữ danh sách sạch sẽ.
- Tối ưu hóa Quy trình Hủy đăng ký (Unsubscribe): Luôn tuân thủ quy tắc vàng: “Đảm bảo quy trình hủy đăng ký phải dễ dàng và nhanh chóng.” Việc cố tình làm phức tạp quá trình này sẽ khiến người dùng khó chịu và lựa chọn báo cáo spam, gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của bạn. Hãy làm cho liên kết unsubscribe nổi bật và chỉ cần một cú click.
- Duy trì Vệ sinh Danh sách Định kỳ: Đảm bảo các chuỗi tự động dọn dẹp danh sách đã thiết lập ở Giai đoạn 2 luôn hoạt động để giữ cho danh sách email luôn sạch sẽ và chất lượng. Kiểm tra hàng tháng để điều chỉnh nếu cần.
Kế hoạch này không chỉ là giải pháp tình thế mà còn là nền tảng để xây dựng một chiến lược email marketing vững chắc, hiệu quả và bền vững cho tương lai. Bằng cách thực hiện từng bước, bạn sẽ thấy sự cải thiện rõ rệt trong chỉ số và doanh thu.
Kết Quả Kỳ Vọng và Các Bước Tiếp Theo
Việc triển khai thành công kế hoạch hành động chi tiết này sẽ mang lại những kết quả kinh doanh rõ rệt và bền vững, giúp tái khẳng định vị thế của email như một kênh marketing chủ lực.
Các kết quả kỳ vọng bao gồm:
• Tăng đáng kể tỷ lệ email vào được hộp thư chính (Primary Inbox), đảm bảo thông điệp của bạn tiếp cận được khách hàng.
• Cải thiện Tỷ lệ Mở trung bình lên mức tiêu chuẩn ngành từ 20-30% hoặc cao hơn, tối đa hóa cơ hội tương tác.
• Bảo vệ và nâng cao uy tín tên miền (Domain Reputation) một cách bền vững, tạo nền tảng vững chắc cho các chiến dịch trong tương lai.
• Tối đa hóa doanh thu và Tỷ suất hoàn vốn (ROI) từ kênh email marketing, biến mỗi email gửi đi thành một cơ hội kinh doanh thực sự.
Các bước tiếp theo:
Chúng tôi đề xuất một cuộc họp trong thời gian sớm nhất để thảo luận chi tiết hơn về kế hoạch này, phân công trách nhiệm và thống nhất lộ trình triển khai các hành động đầu tiên trong Giai đoạn 1. Sự hợp tác chặt chẽ và tuân thủ kế hoạch sẽ là chìa khóa để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Xin chân thành cảm ơn. Chúng tôi rất mong được đồng hành cùng quý doanh nghiệp để chinh phục những mục tiêu này và đạt được kết quả tốt nhất.
Câu hỏi thường gặp
Q: Deliverability email là gì? A: Deliverability là khả năng email của bạn đến được hộp thư chính của người nhận, thay vì vào spam hoặc promotions, quyết định hiệu quả chiến dịch.
Q: Tại sao email của tôi thường vào spam? A: Nguyên nhân chính bao gồm xác thực kỹ thuật kém, danh tiếng tên miền thấp, nội dung quảng cáo quá mức và danh sách email không chất lượng.
Q: Làm thế nào để cải thiện tỷ lệ mở email? A: Tối ưu hóa deliverability bằng cách cấu hình SPF/DKIM/DMARC, dọn dẹp danh sách và tạo nội dung thân thiện, khuyến khích tương tác.
Q: Thời gian bao lâu để thấy kết quả từ kế hoạch này? A: Thường thấy cải thiện sau 2-6 tuần, tùy thuộc vào việc thực hiện nghiêm ngặt các giai đoạn.
Q: Có cần thay đổi ESP để tối ưu deliverability? A: Không nhất thiết, nhưng chọn ESP uy tín như ActiveCampaign giúp cải thiện danh tiếng IP và deliverability tổng thể.
Chủ đề liên quan
- Cách Cấu Hình SPF, DKIM và DMARC Cho Tên Miền Email
- Bí Quyết Viết Tiêu Đề Email Thu Hút Không Bị Lọc Spam
- Hướng Dẫn Xây Dựng Danh Sách Email Chất Lượng Cao
- Công Cụ Theo Dõi Danh Tiếng Tên Miền Và IP
- Chiến Lược Re-Engagement Để Tái Kích Hoạt Người Đăng Ký
- Tối Ưu Hóa Nội Dung Email Để Tăng Tỷ Lệ Nhấp
- So Sánh Các Email Service Provider Hàng Đầu
- Cách Tránh Các Lỗi Thường Gặp Trong Email Marketing
- Đo Lường ROI Từ Chiến Dịch Email
- Xu Hướng Email Marketing Năm 2026
| Tiêu chí | Kế hoạch của chúng tôi | Mailchimp | Sendinblue (Brevo) | ActiveCampaign |
|---|---|---|---|---|
| Phân tích nguyên nhân gốc rễ | Toàn diện 4 yếu tố chính, dựa trên dữ liệu thực tế | Cơ bản, tập trung vào chỉ số nội bộ | Tốt, nhưng thiếu chiều sâu kỹ thuật | Chi tiết, tích hợp automation |
| Kế hoạch hành động | 4 giai đoạn tuần tự, cụ thể và dễ thực hiện | Hướng dẫn chung, không lộ trình rõ ràng | Tập trung SMS/email, ít chi tiết email | Mạnh về automation, nhưng phức tạp |
| Tối ưu xác thực kỹ thuật | Hướng dẫn chi tiết SPF/DKIM/DMARC | Hỗ trợ cơ bản | Tốt, tích hợp dễ | Xuất sắc, tự động hóa |
| Dọn dẹp danh sách | Automation 30/90 ngày, tái tương tác | Công cụ cơ bản | Tự động, nhưng giới hạn | Nâng cao với segmentation |
| Kết quả kỳ vọng | Tăng mở 20-30%, ROI cao bền vững | Cải thiện trung bình | Tốt cho SMB | Cao, tập trung CRM |
| Hỗ trợ triển khai | Đề xuất họp, đồng hành | Hỗ trợ ticket | Chat hỗ trợ | Tư vấn cá nhân hóa |
